Wozu dient ein Website-Briefing?
Ein Website-Briefing ist ein Dokument von meist fünf bis zehn Seiten, in dem Sie beschreiben, was Ihre neue Website leisten soll, für wen, mit welchen Inhalten, bis wann und in welchem Rahmen. Es geht an zwei bis vier Agenturen oder Freelancer, und jede von ihnen kalkuliert auf derselben Grundlage. Das ist der eigentliche Zweck: Sie bekommen Angebote, die sich miteinander vergleichen lassen.
Ohne Briefing passiert fast immer dasselbe. Die eine Agentur rechnet mit zehn Seiten und fertigen Texten aus Ihrem Haus, die andere mit dreißig Seiten, Fotoshooting und Texterstellung. Die eine plant Weiterleitungen der alten Adressen ein, die andere erwähnt sie gar nicht. Am Ende liegen Preise nebeneinander, die um ein Vielfaches auseinanderliegen, und niemand kann sagen, ob das teure Angebot zu teuer oder das günstige unvollständig ist. Wie diese Spannen entstehen, zeigt der Ratgeber Was kostet eine Website? ausführlich.
Ein gutes Briefing bringt Ihnen vier Dinge:
- Vergleichbare Angebote: Alle Anbieter kalkulieren denselben Umfang. Unterschiede im Preis zeigen dann echte Unterschiede in Vorgehen, Qualität oder Stundensatz.
- Weniger Nachträge: Was im Briefing steht, ist im Angebot enthalten oder ausdrücklich ausgeschlossen. Spätere „Das war nicht vereinbart“-Diskussionen werden seltener.
- Klarheit im eigenen Haus: Wer das Briefing schreibt, muss Geschäftsführung, Vertrieb und Personal an einen Tisch holen. Viele Unklarheiten fallen genau dabei auf, nicht erst im Projekt.
- Ein Prüfmaßstab für später: Bei der Abnahme können Sie nachsehen, ob die Website das tut, was Sie zu Beginn festgelegt haben.
Wichtig ist die Haltung: Ein Briefing beschreibt Ihr Problem und Ihre Rahmenbedingungen so genau wie möglich. Es beschreibt nicht die Lösung. Die Lösung ist das, wofür Sie die Agentur bezahlen. Wo die Grenze verläuft, steht weiter unten im Abschnitt über Vorgaben, die Sie besser nicht machen. Das Briefing ist außerdem nur ein Schritt im gesamten Vorhaben. Den kompletten Ablauf von der ersten Zielklärung bis zum Launch beschreibt der Leitfaden Neue Firmenwebsite planen.
Briefing, Lastenheft, Pflichtenheft: Was ist der Unterschied?
Die drei Begriffe werden oft durcheinander verwendet. Für kleine und mittlere Website-Projekte reicht fast immer ein gründliches Briefing. Ein formales Lastenheft lohnt sich erst, wenn Schnittstellen, Ausschreibungsregeln oder viele Beteiligte im Spiel sind. Das Pflichtenheft schreibt nicht der Auftraggeber, sondern der Auftragnehmer.
| Merkmal | Briefing | Lastenheft | Pflichtenheft |
|---|---|---|---|
| Wer schreibt es? | Auftraggeber | Auftraggeber | Auftragnehmer (Agentur) |
| Leitfrage | Was wollen wir erreichen, und in welchem Rahmen? | Was genau muss das System können? | Wie genau setzen wir das um? |
| Typischer Umfang | 5 bis 10 Seiten | 15 bis 50 Seiten und mehr | oft umfangreicher als das Lastenheft |
| Detailgrad | Ziele, Zielgruppen, Umfang, Rahmen | nummerierte, prüfbare Anforderungen | technische Lösung je Anforderung |
| Wann sinnvoll? | Firmenwebsite, Relaunch, Karriereseite | Shop, Portal, Schnittstellen zu ERP oder CRM, öffentliche Ausschreibung | nach Auftragsvergabe, vor der Umsetzung |
| Rechtliche Rolle | Grundlage für Angebote | oft Vertragsbestandteil | meist Vertragsbestandteil und Abnahmegrundlage |
In der Praxis verschwimmen die Grenzen. Das Briefing in diesem Ratgeber enthält in den Abschnitten zu Funktionen und Technik bereits Lastenheft-Elemente, nämlich konkrete Muss-Anforderungen. Das ist gewollt: So bleibt das Dokument handlich, und die Punkte, an denen später Geld hängt, sind trotzdem prüfbar formuliert.
Website-Briefing-Vorlage, Teil 1: Unternehmen, Ziele, Zielgruppen, Ist-Zustand
Die folgende Vorlage hat 14 Abschnitte. Übernehmen Sie die Überschriften in Ihr Dokument und beantworten Sie die Leitfragen in ganzen Sätzen. Wo Sie etwas nicht wissen, schreiben Sie das hin. „Noch offen, bitte Empfehlung“ ist eine nützliche Antwort; eine leere Stelle ist es nicht.
1. Unternehmen
- Was machen Sie, in zwei Sätzen, so dass ein Fremder es versteht?
- Wie viele Mitarbeitende, welche Standorte, welches Einzugsgebiet?
- Was unterscheidet Sie von den zwei, drei Wettbewerbern, mit denen Kunden Sie vergleichen?
- Gibt es ein Logo, Hausfarben, ein Corporate Design? Liegen die Dateien vor?
2. Ziele der Website
- Was soll nach dem Launch messbar anders sein: mehr Anfragen, mehr Bewerbungen, weniger Telefonate mit Standardfragen?
- Welches Ziel hat Vorrang, wenn zwei Ziele sich widersprechen?
- Woran erkennen Sie in zwölf Monaten, dass sich die Investition gelohnt hat?
Formulieren Sie Ziele als Ergebnis, nicht als Maßnahme. „Modernes Design“ ist kein Ziel. „Mehr Anfragen für Wärmepumpen aus unserem Landkreis“ ist eines.
3. Zielgruppen und ihre Fragen
- Wer soll die Website nutzen? Nennen Sie zwei bis vier Gruppen, zum Beispiel Privatkunden, Hausverwaltungen, Bewerber.
- Welche Fragen stellen diese Menschen am Telefon oder im Erstgespräch immer wieder?
- Was muss jemand sehen, bevor er Sie anruft? Was hält ihn heute davon ab?
- Wer entscheidet, wer beeinflusst? Bei Hausverwaltungen etwa der Verwalter und der Beirat.
Dieser Abschnitt ist der wertvollste im ganzen Briefing. Die Fragen Ihrer Kunden bestimmen später Seitenstruktur, Texte und Suchbegriffe. Fragen Sie Ihr Büro und Ihre Monteure; dort liegen die echten Formulierungen.
4. Ist-Zustand
- Wie lautet die aktuelle Adresse, wann wurde die Website zuletzt erneuert, mit welchem System läuft sie?
- Was funktioniert heute gut, was stört Sie, was sagen Kunden darüber?
- Wie viele Anfragen kommen heute über die Website, ungefähr pro Monat?
- Wer hat Zugang zu Domain, Hosting, Google Search Console und Statistik?
Website-Briefing-Vorlage, Teil 2: Seitenstruktur, Funktionen, Inhalte, Design
5. Seitenstruktur
- Welche Leistungen sollen jeweils eine eigene Seite bekommen?
- Braucht es Seiten für Standorte, Branchen, Referenzen, Karriere, Kundendienst?
- Wie viele Seiten erwarten Sie grob zum Start, und welche kommen später?
Eine grobe Liste genügt. Die endgültige Struktur erarbeitet die Agentur. Eine Seitenzahl ist trotzdem wichtig, weil sie den Aufwand für Texte und Gestaltung stark beeinflusst. Wie eine Startseite für erklärungsbedürftige Leistungen aufgebaut sein kann, zeigt der Beitrag zur Homepage-Struktur.
6. Funktionen
- Welche Formulare brauchen Sie: Kontakt, Rückruf, Angebotsanfrage mit Datei-Upload, Bewerbung?
- Wohin sollen Anfragen gehen: ein Postfach, mehrere, ein CRM?
- Gibt es Terminbuchung, Stellenbörse, Downloadbereich, Mehrsprachigkeit, Kundenlogin?
- Welche Funktionen sind Muss, welche Kann? Kennzeichnen Sie das eindeutig.
7. Inhalte und wer sie liefert
Hier entstehen die meisten Verzögerungen und Nachträge. Klären Sie deshalb für jede Inhaltsart, wer sie liefert, und lassen Sie sich Lieferungen der Agentur ausdrücklich anbieten.
| Inhalt | Liefern wir selbst | Soll die Agentur erstellen | Noch offen |
|---|---|---|---|
| Texte Leistungsseiten | |||
| Texte Über uns, Team, Karriere | |||
| Fotos Team und Betrieb | |||
| Fotos Projekte und Referenzen | |||
| Logos, Zertifikate, Partnerlogos | |||
| Kundenstimmen (mit Einwilligung) | |||
| Rechtstexte (Impressum, Datenschutz) | |||
| Übertrag alter Inhalte ins neue System |
Seien Sie ehrlich mit Ihrer eigenen Kapazität. Wer im Briefing „Texte liefern wir“ ankreuzt und sie dann drei Monate nicht liefert, verlängert das Projekt und zahlt oft trotzdem für eine Überarbeitung.
8. Design-Vorgaben
- Welche Elemente sind gesetzt: Logo, Farben, Schriften, Bildsprache? Gibt es ein Gestaltungshandbuch?
- Welche zwei, drei Websites finden Sie gelungen, und was genau daran? Gern auch aus anderen Branchen.
- Was wollen Sie auf keinen Fall?
Wenn es noch keine festen Gestaltungsregeln gibt, kann es sinnvoll sein, sie als eigenes Ergebnis im Projekt anzufragen. Wie solche Regeln aufgebaut sind, beschreibt der Ratgeber Brand Guidelines schreiben.
Website-Briefing-Vorlage, Teil 3: Technik, SEO, Recht, Budget und Abstimmung
9. Technik und Hosting
- Wer soll die Website nach dem Launch pflegen, und mit welchen Vorkenntnissen?
- Gibt es Vorgaben zum System, etwa weil die IT ein bestimmtes System betreut? Wenn nicht: bitte begründete Empfehlung.
- Wo soll gehostet werden? Wünschen Sie Hosting und Wartung als laufende Leistung?
- Auf wessen Namen laufen Domain und Hosting-Vertrag? Die Antwort sollte lauten: auf Ihren.
Eine Entscheidungshilfe zur Systemwahl bietet der Vergleich Webflow, Framer oder WordPress. Ob eine Vorlage oder eine individuelle Gestaltung besser passt, behandelt Template oder Custom Webdesign.
10. SEO und Relaunch
- Für welche Suchbegriffe wollen Sie gefunden werden? Eine erste Liste aus Kundensicht genügt.
- Bei einem Relaunch: Welche alten Seiten bringen heute Besucher? Exportieren Sie die Seiten mit den meisten Klicks aus der Google Search Console.
- Werden alle alten Adressen per 301-Weiterleitung auf passende neue Seiten umgeleitet, und wer erstellt die Zuordnungsliste?
- Was gehört zur technischen Grundausstattung: Seitentitel, Beschreibungen, strukturierte Daten, Ladezeit, mobile Darstellung?
Bitten Sie die Anbieter, ihren Umgang mit Weiterleitungen und technischer Suchmaschinenoptimierung konkret zu beschreiben. Als Maßstab dient die Technical-SEO-Checkliste.
11. Recht
- Wer erstellt Impressum und Datenschutzerklärung, und wer hält sie aktuell?
- Werden Dienste eingebunden, die eine Einwilligung brauchen, etwa Karten, Videos, Statistik? Wie wird die Einwilligung eingeholt?
- Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Hoster und mit Formulardiensten?
- Liegen für alle Fotos, Schriften und Grafiken die Nutzungsrechte vor?
- Fällt Ihr Angebot unter das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, etwa weil Verbraucher online Verträge schließen? Wenn unklar: bitte prüfen lassen und im Angebot ausweisen.
- Welche Nutzungsrechte an Gestaltung und Code erhalten Sie nach Bezahlung?
Eine Agentur ersetzt keine Rechtsberatung. Sie sollte aber sagen, welche technischen Voraussetzungen sie schafft und was ausdrücklich bei Ihnen liegt.
12. Budget und Zeitrahmen
- Welcher Budgetrahmen steht für die Erstellung bereit, welcher für laufende Kosten pro Jahr?
- Gibt es einen festen Termin, etwa eine Messe, ein Firmenjubiläum, einen Ausbildungsstart?
- Ist der Termin fest oder wünschenswert?
Nennen Sie das Budget. Viele Auftraggeber verschweigen es aus Sorge, die Angebote würden dann genau auf die Summe ausgereizt. Das Gegenteil ist häufiger: Ohne Rahmen raten die Anbieter, und Sie bekommen Konzepte für sehr unterschiedliche Ligen. Mit Rahmen zeigt jedes Angebot, was in dieser Summe möglich ist.
13. Ansprechpartner und Freigaben
- Wer ist der feste Ansprechpartner im Projekt, mit welcher Vertretung?
- Wer gibt Struktur, Gestaltung und Texte frei? Wie viele Personen müssen zustimmen?
- Wie schnell können Sie Rückmeldungen geben, realistisch in Arbeitstagen?
14. Angebotsformat
- Bis wann erwarten Sie die Angebote?
- Bitten Sie um eine Aufschlüsselung nach Projektphasen: Konzept, Gestaltung, Umsetzung, Inhalte, SEO und Weiterleitungen, Schulung, laufende Kosten.
- Bitten Sie um Angaben zu enthaltenen Korrekturschleifen, Stundensatz für Zusatzleistungen, Projektplan und zwei Referenzen ähnlicher Größe.
- Bitten Sie ausdrücklich um eine Liste dessen, was nicht enthalten ist.
Dieser letzte Abschnitt macht die Angebote erst vergleichbar. Wenn alle Anbieter in derselben Gliederung antworten, legen Sie die Angebote nebeneinander und sehen sofort, wo die Unterschiede liegen.
Beispiel: Ein ausgefülltes Website-Briefing
Das folgende Beispiel zeigt, wie ein fertiges Briefing aussehen kann. Betrieb, Ort und alle Angaben sind frei erfunden und dienen nur der Veranschaulichung. Übernehmen Sie die Art der Formulierung, nicht die Inhalte.
Fiktives Beispiel: Website-Briefing der Beispiel GmbH, Haustechnik
Stand: Entwurf zur Angebotsanfrage. Alle Namen, Orte und Zahlen sind erfunden.
| Abschnitt | Angaben |
|---|---|
| 1. Unternehmen | Regionaler Meisterbetrieb für Heizung, Sanitär und Lüftung, 25 Mitarbeitende, ein Standort in Musterstadt, Einzugsgebiet etwa 30 Kilometer. Schwerpunkte: Wärmepumpen, Badsanierung, Wartung und Kundendienst. Unterschied zum Wettbewerb: eigener Kundendienst mit festen Ansprechpartnern, Planung und Ausführung aus einer Hand. Logo und Hausfarbe vorhanden, Dateien liegen als Vektorgrafik vor. |
| 2. Ziele | Vorrang 1: mehr qualifizierte Anfragen für Wärmepumpen aus dem Einzugsgebiet. Vorrang 2: Bewerbungen für Anlagenmechaniker SHK und Auszubildende. Vorrang 3: weniger Telefonate zu Standardfragen im Kundendienst. Erfolg in zwölf Monaten: spürbar mehr Wärmepumpen-Anfragen über die Website als heute, mindestens eine Einstellung über die Karriereseite. |
| 3. Zielgruppen und ihre Fragen | Eigenheimbesitzer: „Passt eine Wärmepumpe zu meinem Haus?“, „Was kostet das ungefähr, welche Förderung gibt es?“, „Wie lange dauert der Einbau?“. Hausverwaltungen: „Wer übernimmt die Wartung mehrerer Objekte, wie schnell kommt jemand bei Ausfall?“. Bewerber: „Was verdiene ich, welche Arbeitszeiten, welches Werkzeug, welches Fahrzeug?“. |
| 4. Ist-Zustand | Website von vor etwa acht Jahren, Baukastensystem, nicht für Mobilgeräte optimiert. Wenige Anfragen pro Monat über das Formular, die meisten Kunden rufen an. Zugang zu Domain beim Inhaber, Search Console bisher nicht eingerichtet. |
| 5. Seitenstruktur | Startseite, je eine Seite für Wärmepumpen, Heizungsmodernisierung, Badsanierung, Lüftung, Wartung und Kundendienst, Service für Hausverwaltungen, Referenzen, Über uns, Karriere mit einzelnen Stellenseiten, Kontakt. Zum Start rund 15 Seiten, Ratgeberbereich später. |
| 6. Funktionen | Muss: Anfrageformular Wärmepumpe mit wenigen Pflichtfeldern und optionalem Foto-Upload, Kundendienstformular, Kurzbewerbung ohne Anschreiben, Klick-zum-Anrufen auf Mobilgeräten. Kann: Online-Terminbuchung für Wartung. Anfragen gehen an zwei getrennte Postfächer (Vertrieb, Kundendienst). |
| 7. Inhalte | Fachinformationen liefern wir in Stichpunkten und im Interview. Texte bitte durch die Agentur erstellen. Fotos: bitte ein halbtägiges Shooting im Betrieb und auf zwei Baustellen anbieten. Zertifikate und Herstellerpartnerschaften liefern wir. Alte Texte werden nicht übernommen. |
| 8. Design | Logo und Hausfarbe bleiben. Echte Fotos von Team und Baustellen statt Bilddatenbank. Kein dunkles Design, keine Bildkarussells auf der Startseite. Wir mögen klare Websites, auf denen Telefonnummer und Anfrage sofort sichtbar sind. |
| 9. Technik und Hosting | Pflege von Stellenanzeigen und Referenzen durch die Büroleitung ohne Programmierkenntnisse. Keine Systemvorgabe, bitte Empfehlung mit Begründung. Hosting in der EU, Wartung als monatliche Leistung bitte separat anbieten. Domain und Verträge auf die Beispiel GmbH. |
| 10. SEO und Relaunch | Gefunden werden für Begriffe wie „Wärmepumpe Musterstadt“, „Heizung tauschen Landkreis Musterkreis“, „Badsanierung Musterstadt“. Alle alten Adressen per 301 weiterleiten, Zuordnungsliste durch die Agentur. Search Console bitte einrichten. Unternehmensprofil bei Google wird von uns gepflegt, Daten sollen übereinstimmen. |
| 11. Recht | Impressum und Datenschutzerklärung erstellen wir mit einem Generator und unserem Datenschutzbeauftragten. Agentur bitte: Einwilligungslösung für Karten und Videos, Hinweise zu nötigen Verträgen zur Auftragsverarbeitung, Einschätzung zur Barrierefreiheit. Nutzungsrechte an Gestaltung und Code nach Zahlung vollständig bei uns. |
| 12. Budget und Zeit | Beispielwert: Erstellung bis zu einem mittleren fünfstelligen Betrag netto inklusive Texte und Fotos, laufende Kosten separat. Wunschtermin für den Launch: vor Beginn der Heizsaison, Termin wünschenswert, nicht zwingend. |
| 13. Ansprechpartner | Projektleitung: Büroleitung, Vertretung: Inhaber. Freigaben von Struktur und Gestaltung durch den Inhaber, Texte durch Inhaber und den Meister des jeweiligen Bereichs. Rückmeldungen innerhalb von fünf Arbeitstagen. |
| 14. Angebotsformat | Angebot bis zu einem festen Datum, gegliedert nach Konzept, Gestaltung, Umsetzung, Texte, Fotos, SEO und Weiterleitungen, Schulung, laufende Kosten. Bitte Anzahl der Korrekturschleifen, Stundensatz für Zusatzleistungen, Projektplan, zwei Referenzen aus dem Handwerk oder vergleichbarer Größe und eine Liste nicht enthaltener Leistungen angeben. |
Auffällig an diesem Beispiel: Es nennt keine Farben, keine Schriften, kein System und keine Seitengestaltung. Es nennt aber sehr genau, was erreicht werden soll, welche Fragen die Kunden haben, wer was liefert und wo die harten Grenzen liegen. Genau so entsteht ein Dokument, auf das Agenturen präzise antworten können.
Typische Fehler beim Website-Briefing
Die meisten Briefings scheitern nicht an fehlender Länge, sondern an einigen wiederkehrenden Lücken.
- Ziele als Wunschliste: „Modern, übersichtlich, suchmaschinenoptimiert“ trifft auf jede Website zu und hilft keiner Agentur. Schreiben Sie, was sich im Geschäft ändern soll.
- Zielgruppe „alle“: Wer alle ansprechen will, bekommt eine Website, die niemanden besonders gut bedient. Nennen Sie Gruppen und deren Fragen.
- Inhalte unterschätzt: Der Satz „Texte liefern wir“ ist der häufigste Grund für verschobene Launches. Prüfen Sie, wer im Haus die Zeit dafür hat.
- Kein Budget genannt: Die Angebote liegen dann so weit auseinander, dass ein Vergleich kaum möglich ist.
- Relaunch ohne Weiterleitungen: Wer die alten Adressen nicht erwähnt, findet sie oft auch im Angebot nicht. Besucher aus Suchmaschinen und alten Verlinkungen landen dann auf Fehlerseiten.
- Freigaben ungeklärt: Wenn am Ende eine Person zustimmen muss, die vorher nie gefragt wurde, beginnen Gestaltung und Texte von vorn.
- Eigentum vergessen: Domain, Hosting-Zugänge und Nutzungsrechte gehören Ihnen. Steht das nicht im Briefing, steht es oft auch nicht im Vertrag.
- Unterschiedliche Briefings: Wer jeder Agentur im Gespräch etwas anderes erzählt, bekommt wieder unvergleichbare Angebote. Alle bekommen dasselbe Dokument; Antworten auf Rückfragen gehen an alle.
Was Sie der Agentur nicht vorschreiben sollten
Ein Briefing soll den Rahmen setzen, nicht die Arbeit vorwegnehmen. Je mehr Lösung Sie vorgeben, desto weniger Fachwissen kaufen Sie ein, und desto schwerer lässt sich am Ende die Agentur für das Ergebnis verantwortlich machen.
| Statt vorzuschreiben … | beschreiben Sie besser … |
|---|---|
| „Die Startseite hat oben einen Slider mit drei Bildern.“ | „Besucher sollen sofort sehen, dass wir Wärmepumpen einbauen und wie man uns erreicht.“ |
| „Wir wollen System X.“ | „Die Büroleitung soll Stellen und Referenzen ohne Programmierkenntnisse pflegen können.“ |
| „Die Navigation hat genau diese sieben Punkte.“ | „Diese Leistungen und Zielgruppen müssen gut auffindbar sein.“ |
| „Bitte in Blau und Grau, Schrift wie bei Firma Y.“ | „Logo und Hausfarbe sind gesetzt, sonst sind Sie frei. Diese Beispiele gefallen uns, aus diesen Gründen.“ |
| „Das Formular hat diese zwölf Felder.“ | „Diese Angaben brauchen wir mindestens, um eine Anfrage bearbeiten zu können.“ |
| „Wir brauchen einen Blog mit wöchentlichen Beiträgen.“ | „Wir wollen für diese Fragen unserer Kunden gefunden werden. Wie würden Sie das angehen?“ |
Ausnahmen gibt es: Feste technische Vorgaben Ihrer IT, verbindliche Gestaltungsregeln eines Konzerns oder bestehende Verträge gehören selbstverständlich ins Briefing. Kennzeichnen Sie diese als „gesetzt“ und begründen Sie sie kurz. Alles andere formulieren Sie als Anforderung oder Frage. Die Antworten zeigen Ihnen dann zusätzlich, wie die Anbieter denken, und das ist für die Auswahl oft aufschlussreicher als der Preis.
Fahrplan: In drei Wochen vom leeren Blatt zum Versand
Ein Briefing lässt sich neben dem Tagesgeschäft in etwa drei Wochen erstellen. Der Aufwand liegt weniger im Schreiben als im Einsammeln von Antworten im eigenen Haus.
| Zeitraum | Aufgabe | Ergebnis |
|---|---|---|
| Woche 1, Anfang | Verantwortliche Person benennen, Vorlage anlegen, Zugänge zu Domain, Hosting und Search Console klären | Leeres Dokument mit 14 Abschnitten, Zugangsliste |
| Woche 1, Ende | Je 30 Minuten mit Geschäftsführung, Vertrieb oder Büro, Personalverantwortung: Ziele und häufige Kundenfragen sammeln | Abschnitte 1 bis 3 im Entwurf |
| Woche 2 | Ist-Zustand erfassen, Seitenliste und Funktionen entwerfen, Inhaltstabelle ausfüllen, Budgetrahmen intern festlegen | Abschnitte 4 bis 12 im Entwurf |
| Woche 3, Anfang | Freigabeprozess und Angebotsformat festlegen, Entwurf von der Geschäftsführung lesen lassen | Freigegebenes Briefing |
| Woche 3, Ende | Zwei bis vier Anbieter auswählen, Briefing gleichzeitig versenden, Frist für Rückfragen und Angebote nennen | Versandtes Briefing, Termin für Angebote |
Checkliste vor dem Versand:
- Alle 14 Abschnitte enthalten eine Antwort oder den ausdrücklichen Vermerk „offen, bitte Empfehlung“.
- Ziele sind als Ergebnis formuliert und nach Vorrang sortiert.
- Für jede Zielgruppe stehen mindestens drei echte Kundenfragen im Dokument.
- Die Inhaltstabelle ist vollständig ausgefüllt.
- Muss- und Kann-Funktionen sind getrennt.
- Budgetrahmen und Zeitrahmen sind genannt, mit Angabe, ob der Termin fest ist.
- Bei einem Relaunch sind Weiterleitungen und die wichtigsten alten Seiten erwähnt.
- Ansprechpartner, Vertretung und alle Freigabeberechtigten sind benannt.
- Das gewünschte Angebotsformat inklusive Liste nicht enthaltener Leistungen ist beschrieben.
- Alle Anbieter erhalten dasselbe Dokument und dieselbe Frist.
Was nach dem Versand passiert: Rückfragen, Gespräche, Angebote vergleichen
Gute Anbieter melden sich mit Rückfragen. Das ist ein gutes Zeichen, kein lästiger Zusatzaufwand. Beantworten Sie die Fragen schriftlich und schicken Sie die Antworten an alle Anbieter, damit die Grundlage für alle gleich bleibt. Ein kurzes Kennenlerngespräch von 30 bis 45 Minuten mit jedem Anbieter zeigt Ihnen, ob die Zusammenarbeit menschlich passt; das lässt sich aus keinem Angebot herauslesen.
Wenn die Angebote vorliegen, legen Sie sie entlang der Gliederung aus Abschnitt 14 nebeneinander. Prüfen Sie zuerst, ob jeder Anbieter dasselbe kalkuliert hat: Texte, Fotos, Weiterleitungen, Schulung, laufende Kosten. Erst danach vergleichen Sie Preise. Welche Fragen Sie den Anbietern dabei stellen sollten und woran Sie lückenhafte Angebote erkennen, beschreibt der Ratgeber Webdesign-Angebot prüfen.
Behalten Sie das Briefing nach der Vergabe in Reichweite. Es wird zur Grundlage für das Startgespräch, für das Pflichtenheft der Agentur und für die Abnahme. Wenn sich im Projekt etwas ändert, ergänzen Sie das Briefing, statt Absprachen nur mündlich zu treffen. Wenn Sie Ihr fertiges Briefing direkt an ein Team geben möchten, das Website, Texte und Suchmaschinenoptimierung gemeinsam umsetzt, finden Sie unser Vorgehen auf der Seite Website erstellen lassen.